Directives pour le stagiaire 

Exécutez surtout des missions que vous connaissez moins !

Le Plan d’action est un outil personnel et facultatif qui permet au stagiaire de réaliser un éventail d’objectifs le plus large possible. C’est pourquoi le stagiaire doit reprendre surtout les matières/objectifs avec lesquel(le)s il a, en raison de sa spécialisation/de son environnement professionnel, a priori peu de contacts. Il pourra découvrir ainsi de nouveaux domaines et élargir ses connaissances.

Le journal de stage n’est pas un timesheet

Le journal de stage ne doit pas être rempli comme un timesheet. Dans un timesheet, le stagiaire enregistre pour chaque jour de travail et de manière précise les clients pour lesquels il a effectué des missions. Dans le journal de stage, le stagiaire enregistre, pour une période déterminée (un mois), le genre de missions qu’il a effectuées.

Il y a deux manières d’introduire les missions :

  • par mission : à la fin du mois, chaque mission est introduite individuellement
  • par regroupement des missions : l’Institut autorise le regroupement des missions similaires. Le timesheet du stagiaire est utile lors du regroupement des missions par nature et par profil du client.

Consultez ici quelques exemples de missions regroupées.

Regroupement de missions similaires

Grâce au regroupement des missions similaires, le stagiaire peut introduire les missions dans le journal de stage électronique plus rapidement. Il y a cependant trois restrictions à respecter lors du regroupement des missions : 

  • nous attendons du stagiaire qu’il introduise les missions chaque mois. Au plus il attend, au plus il lui sera difficile de les introduire correctement. Concrètement, cela signifie qu’il doit regrouper et introduire les missions du mois écoulé au début de chaque mois
  • le regroupement n'est permis que dans la mesure où il s'agit de missions pour un profil de client similaire
  • le nombre total d'heures introduites par regroupement des missions doit correspondre au total du temps que le stagiaire a consacré à chaque mission individuelle.

N’introduisez la date de fin de mission que lorsque la mission est terminée !

Si une mission s’étale sur plusieurs jours, semaines ou même mois, le stagiaire doit laisser la date de fin de mission ouverte jusqu’au jour où celle-ci est terminée. L’introduction de la date de fin de mission implique qu’elle est clôturée dans le journal de stage et que le stagiaire ne peut plus y apporter de modifications. Vu que nous attendons du stagiaire qu’il regroupe et introduise les missions par mois, celui-ci peut respectivement introduire comme « date du début et d'achèvement de la mission », le premier et le dernier jour du mois.

Clôture des missions en fin d’année

Il est important que toutes les missions soient introduites et clôturées à la fin de l’année de stage (fin décembre). Même si la mission continue en janvier, le stagiaire doit tout de même la clôturer en décembre. Il ouvre donc une nouvelle mission en janvier, ceci afin de ne pas perdre le nombre obligatoire de 1 000 heures de stage par an.

Conférence « Déontologie »

Après la conférence « Déontologie », le stagiaire reçoit une information succincte concernant le journal de stage électronique. Pour une explication générale du déroulement du stage, nous vous renvoyons à la présentation d’une note informative.

N’oubliez pas d’enregistrer les heures de formation permanente !

Le minimum de 20 heures de formation continue obligatoire par an doivent également être enregistrées dans le journal de stage. Voir à ce sujet le lien « Séminaires »  

En ordre qu’après validation par le maître de stage

Les 1 000 heures de stage et le minimum de 20 heures de formation continue ne sont agréées par l’Institut qu’après validation par le maître de stage.

Par année, 1 000 heures de stage individuel

Dans le rapport du journal de stage, le nombre d’heures est calculé sur la période de stage complète. Le stagiaire doit toutefois satisfaire aux 1 000 heures de stage fixées par année.

Changement de maître de stage en cours d’année

Au cas où le stagiaire change de maître de stage en cours d’année, il doit s’assurer que son ancien maître de stage valide encore toutes les missions qu’il a effectuées sous sa responsabilité.

Il est de la responsabilité du stagiaire de veiller à ce que les missions et formations qu’il a encodées soient validées dans les délais par son maître de stage.

Outils pratiques

  • Une fonction est développée, qui permet au stagiaire de réutiliser les missions déjà introduites (et clôturées) pour l’insertion d’une nouvelle missions du même type. Pour la nouvelle mission, il doit donc uniquement introduire le nombre d’heures et la date de début et de fin.
  • Sous la rubrique « Recherche » du journal de stage, le stagiaire peut retrouver facilement les missions non encore clôturées. A partir de là, il peut remettre ces missions en mode « edit » et les actualiser.
  • Dans un module séparé, le stagiaire peut consulter un certain nombre de rapports concernant son journal de stage. Ainsi, il sera possible d'établir une liste du nombre de missions et d'heures par matière. Cela doit permettre au stagiaire (et à l'IEC) de vérifier si l'expérience qu'il/elle a acquise est suffisamment répartie parmi les différentes matières.
  • Un module est également prévu, qui permettra au maître de stage de vérifier les missions du stagiaire et de les valider. Dès que le stagiaire aura envoyé sa convention de stage, un accès à son journal de stage sera octroyé à son maître de stage. Il sera prévenu par le service du stage de l’IEC.