De plus en plus, nos clients attendent de nous un service de qualité et exigent, à juste titre, toujours plus de garanties de notre part. Outre le fait de satisfaire aux exigences du Conseil supérieur des professions économiques notre autorité de tutelle, nous devons également offrir à nos clients une garantie d’exécution des activités dans le cadre de l’assurabilité de la responsabilité professionnelle.
Par ailleurs, les tendances internationales dans le monde de l’audit et de l’expertise comptable nous poussent également dans cette direction. Ainsi, la Fédération internationale des Experts-comptables (IFAC) – dont l’IEC est également membre – augmente la pression sur ses membres dans le monde entier pour qu’ils se conforment aux règles édictées par elle et par les instances internationales indépendantes qui établissent des normes de travail et d’éthique, tel que l’International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB). L’ « IFAC Member Body Compliance Program » tend à soutenir le développement qualitatif des professions économiques de par le monde. Il y a déjà plusieurs années de cela, les institutions concernées de nos pays voisins ont implémenté avec succès un processus de contrôle qualité à l’usage de leurs membres.
Il est donc du devoir de l’IEC d’aider ses membres à relever ce nouveau défi. C’est pourquoi l’Institut a rédigé un manuel « Organisation des cabinets et procédures », adapté à la pratique des petits et moyens cabinets. Ce manuel à l’usage des membres peut, le cas échéant, être adapté aux nécessités de leur propre cabinet. Le but est en effet qu’ils puissent y puiser suffisamment d’informations et d’inspiration afin d’élaborer, s’ils le souhaitent, un manuel « qualité » sur mesure pour leur cabinet. Tous les collaborateurs peuvent ainsi disposer d’une documentation standardisée concernant le fonctionnement et les procédures du cabinet.
La première partie de ce manuel vise à restituer une fois encore, compte tenu de sa complexité, le cadre réglementaire de nos professions.
Dans la deuxième partie, les différents services que les cabinets peuvent offrir à leurs clients sont ensuite passés en revue de manière détaillée. Cette section vise à offrir aux collaborateurs du cabinet un aperçu très clair, au niveau du cabinet, de ce qui est permis et de ce qui ne l’est pas, mais peut également servir de point de départ à l’élargissement de l’offre de services existante d’un cabinet.
Dans la troisième partie du manuel, il est question de l’organisation proprement dite du cabinet. Dans cette partie, nous nous sommes efforcés de décrire un maximum de directives et de règles, notamment concernant le suivi des tâches à accomplir pour les clients, le contrôle de qualité permanent implémenté au sein du cabinet, la gestion de la documentation ou l’organisation et le suivi de la facturation, ou encore concernant les procédures relatives aux pouvoirs de signature.
La quatrième et dernière partie du manuel est consacrée à la gestion des dossiers clients, et plus précisément aux procédures d’acceptation des clients, au planning des différentes activités au service des clients et à la gestion des délais.
Ce manuel sera exclusivement disponible en version électronique sur le site web de l’Institut. Il s’agit en effet d’un document « vivant » qui sera systématiquement actualisé. De nombreux liens ont également été insérés dans les textes afin de guider l’utilisateur directement vers les sources d’information sous-jacentes.