Maak kennis met het kwaliteitshandboek 

Geachte confrater,

De vraag die dikwijls wordt gesteld binnen een klein kantoor is: "Is een kwaliteitshandboek (handboek procedures) wel zinvol?" De tweede vraag komt snel daarna: "En hoe moeten we daar dan aan beginnen?"

Werk je alleen? Of met twee? De twee partners bijvoorbeeld. Dan lijkt die vraag soms inderdaad gewettigd. Of juist niet. Want hoe zijn we zeker dat we al onze verbintenissen naar de cliënten, en dus ook naar het brede publiek, hebben uitgevoerd? Slapen we alle dagen op onze twee oren? Gebruiken we soms geen "checklist" om zeker te zijn dat alles werd uitgevoerd? Of dat alles tijdig naar de fiscus werd gezonden?

Een goede samenwerking start met het maken van goede afspraken. Dit geldt zowel voor de samenwerking tussen u en de cliënt, u en het IAB, u en de verzekeringsmaatschappij die instaat voor de dekking burgerlijke aansprakelijkheid, u en de fiscus enz.

Kijk maar even op Google als je de zin ingeeft: "Een goede samenwerking start met het maken van goede afspraken".

Wat zijn de eerste woorden en zinnen die je ziet?

  • Model voor effectief teamfunctioneren
  • Goede praktijken
  • Visie en aanpak
  • Samenwerken: kans voor u als ondernemer
  • Duidelijke afspraken bevorderen een goede samenwerking

Het kwaliteitshandboek van jouw kantoor is niet meer dan een vastgelegde checklist, een opsomming van goede praktijken, een duidelijke afspraak met jezelf, met jezelf en je partner, met jezelf en je personeel.

Vastleggen wat je belangrijk vindt. Maar ook vastleggen hoe je jouw wettelijke verplichtingen nakomt. Denk daarbij aan het cliëntenacceptatiebeleid opgelegd door de witwaswetgeving. Maar dus ook een opsomming van jouw gebruikte checklist.

Begin eenvoudig en groei erin. Je zal zien dat je nadien blij en fier zult zijn met je eigen handleiding. Het is immers iets waarop je kan terugvallen. Een meerwaarde in jouw samenwerking. En als je alleen werkt is het een geheugensteun. Al jouw werkwijzen gebundeld in één map.

De tweede vraag beantwoord ik graag de volgende keer.


Met vriendelijke groet,

Bart Van Coile
Lid van het uitvoerend comité