Kwaliteitshandboek: hoe beginnen we eraan? 

Geachte confrater,

Vorige keer beantwoordde ik de eerste vraag. En op zich staat daar ook de eerste aanzet in op vraag twee: begin je eigen werkwijzen in een map te stoppen. Gebruik je eigen checklist en bundel alles in een map.

Voeg daarbij hoe je eigen dossiers zijn opgebouwd. Hoe ziet een jaardossier eruit? Welke indelingen? Hoe ziet een bestendig dossier eruit? Welke indelingen? Veel inspiratie kan je halen op de website van het Instituut.

Gebruik je standaardbrieven voor cliënten? Voeg die in dezelfde map. Je zal zien dat je hierdoor nu spontaan je eigen standaardbrief zal herlezen. Moet deze niet eens worden gemoderniseerd? Misschien gebruik je deze standaardbrief wel al meer dan 10 jaar…

En de eerste stap van het kwaliteitshandboek is gezet: het bundelen van jouw eigen spelregels en af en toe eens kritisch bekijken of er geen aanpassingen nodig zijn.

Durven we nu verder gaan? Want wat met de wettelijke verplichtingen? Denk daarbij bijvoorbeeld aan de witwaswetgeving. Hoe gaan wij daarmee om?
Stel dat je cliënt een verkeerde beslissing heeft genomen, en een gerechtelijke overheid hierdoor je dossier komt inkijken. Ben je dan in orde? Riskeer je daardoor geen problemen te hebben?

Begin dus toch maar aan de procedure van het cliëntenacceptatiebeleid.

Durven we een beleidsverklaring op te stellen? Waar staat ons kantoor voor? Welke diensten willen wij aanbieden aan onze cliënten? Want duidelijkheid hierover kan een onterecht verwachtingspatroon van onze cliënt tegengaan. En dus ook schadeclaims beperken.

Jammer genoeg stellen we vandaag vast dat de schadeclaims stijgen en dat de verantwoordelijkheid van de accountant/belastingconsulent voor zijn geleverde diensten of adviezen in vraag toeneemt. Gerechtelijke uitspraken roepen de medeverantwoordelijkheid in omdat er geen duidelijke afbakening bestaat van de overeengekomen verantwoordelijkheden.

De roep tot het opstellen van de opdrachtbrief klinkt ook hier alsmaar luider! Ook deze opdrachtbrief hoort thuis in jouw kwaliteitshandboek.

En zo kan je langzaam jouw kwaliteitshandboek opbouwen.Zoek je inspiratie en hulp? Neem een kijkje op de website van het Instituut.

Het IAB blijft natuurlijk de leden ondersteunen door o.a. het organiseren van een roadshow op diverse locaties en het organiseren van seminaries m.b.t. opleidingen binnen de Commissie kwaliteitstoetsing.

Samen sterk: dat is de bedoeling.Maar vooral: "Een goede samenwerking start met het maken van goede afspraken".

Met vriendelijke groet,

Bart Van Coile,
Lid van het uitvoerend comité