Uw kantoor heeft baat bij een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet

27/10/2015 - IAB

Geachte confrater,

De functie van ‘verantwoordelijke voor de toepassing van de wet’ ‒ soms ook wel de compliance officer genoemd ‒ zegt u niets bijzonders?

Lees dit editoriaal dan zeer aandachtig. Of u kent de taken van die functie binnen een kantoor, maar in uw kantoor werd er (nog) geen verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aangeduid? Dan raden wij u aan om toch iemand te benoemen voor deze functie.

Artikel 18 van de wet van 11 januari 1993 maakt dat de aanduiding van een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet verplicht is “wanneer dit verantwoord is in het licht van de omvang van de structuur waarbinnen de activiteit wordt uitgeoefend”. In het kader van de antiwitwasreglementering is deze persoon voornamelijk belast met de toepassing van de beleidslijnen en procedures evenals met het onderzoek van de schriftelijke verslagen teneinde er zo nodig een passend gevolg aan te geven.

Regel van tien beroepsbeoefenaars

De benoeming van een verantwoordelijke is verplicht wanneer de ‘regel van de tien beroepsbeoefenaars’ toepassing vindt, zoals onder andere vermeld in de omzendbrief en de handleiding interne procedures die u kunt downloaden van het BeExcellent-platform of van de website van het Instituut.

Hebt u in uw kantoor (nog) geen verantwoordelijke aangeduid? In dat geval staat elke beroepsbeoefenaar in voor het vervullen van alle verplichtingen voortvloeiend uit de wet en de reglementering van 11 januari 1993, met inbegrip van de functies die specifiek kunnen worden toegewezen aan die compliance officer. Verantwoordelijke? In elk geval wordt aangeraden om regelmatig na te gaan of een aanduiding alsnog vereist is.

Uw kantoor heeft minder dan tien beroepsbeoefenaars?

Niets verbiedt u om in dat geval toch op vrijwillige basis een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aan te duiden. Hiervoor bestaan tal van argumenten. De verantwoordelijke moet evenwel over de nodige kwaliteiten en competenties beschikken om die functie uit te oefenen, zoals professioneel inzicht, kennis van het wetgevend en reglementair kader van de AWW, onafhankelijkheid, voldoende bevoegdheden. Hij wordt in principe aangesteld door het bestuursorgaan.

Taken van de verantwoordelijke voor toepassing van de wet

Bovenop het opstellen en het actualiseren van de handleiding interne procedures en het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid en het toezicht daarop is de compliance officer in de praktijk namelijk dé hoeksteen van een dynamische en efficiënte organisatie van het kantoor op het vlak van antiwitwaswetgeving.

U kunt dat zelf vaststellen door onderstaande lijst met taken en verantwoordelijkheden voornamelijk in het licht van de antiwitwaswet en de risicogeoriënteerde aanpak ‒ die voortaan trouwens de rode draad van het cliëntenonderzoek vormt ‒ te raadplegen.

  • Procedures opzetten en in uitvoering brengen, met inbegrip van de bewaring van documenten
  • Het personeel sensibiliseren
  • Het vastleggen van betrouwbaarheidscriteria bij aanwerving van personeel 
  • De opleiding bewaken, sensibilisering van de medewerkers
  • De interne verslagen over de atypische verrichtingen analyseren
  • De meldingen aan de CFI doen en ‘beheren’
  • Als contactpersoon fungeren voor het IAB en de CFI
  • Een jaarlijks activiteitenverslag opstellen

Dat activiteitenverslag is verplicht ingeval een verantwoordelijke aangeduid werd, of dat nu vrijwillig is gebeurd, dan wel in toepassing van artikel 18 van de wet van 11 januari 1993. Het document brengt verslag uit van de activiteiten van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, waaruit de adequate interne organisatie van het kantoor kan worden afgeleid.

Inhoud van het activiteitenverslag?

De administratieve organisatie van het kantoor, de procedures en interne bewaking, de acties met betrekking tot de opleiding en de sensibilisering van het personeel, de statistieken in verband met de analyse van de interne verslagen over de atypische verrichtingen …

Nog niet overtuigd? Dan hebben we nog één argument.

Binnenkort hebt u er écht baat bij om een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen uw kantoor aan te duiden en diens gegevens via het e-loket te melden aan het Instituut. Over enkele weken stuurt het Instituut namelijk een nieuwe Vragenlijst Antiwitwas aan alle externe accountants en belastingconsulenten. Die vragenlijst bevat een belangrijk onderdeel met betrekking tot de risicogeoriënteerde aanpak. Om de vragenlijst in te vullen, dient u op de hyperlink te klikken die u in de betreffende e-mail zult vinden.

Als beroepsbeoefenaar hoeft u die vragenlijst niet in te vullen wanneer alle volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

1. Uw kantoor heeft een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aangeduid en diens gegevens via het e-loket meegedeeld aan het Instituut;
2. De verantwoordelijke voor de contacten met het IAB heeft de samenstelling van het kantoor meegedeeld via het e-loket.

In dat geval hoeft u slechts het eerste vakje van de vragenlijst aan te vinken en de gegevens van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor mee te delen. De vragenlijst moet dan voor het volledige kantoor ingevuld worden door deze persoon en daarna zal de vragenlijst door onze diensten worden opgeladen in uw e-loket. Zijn antwoorden gelden dan voor alle beroepsbeoefenaars voor dat kantoor. Hierdoor wordt een gelijkvormige indiening gegarandeerd voor alle beroepsbeoefenaars van het hele kantoor en wordt tegelijk uw administratieve last beperkt.

Met confraternele groeten,

   Bart Van Coile  Benoît Vanderstichelen
   Ondervoorzitter  Voorzitter

Thema's:
Kernwoord(en):