Welke reflex wanneer fiscale administratie naar back-up digitaal klantendossier vraagt?

14/12/2017 - Benoît Vanderstichelen en Bart Van Coile

Geachte confraters,

Het Instituut merkt al enige tijd een tendens op bij de FOD Financiën naar aanleiding van een fiscale controle, waarbij de controleurs een volledige back-up van het digitale boekhoudkundig cliëntendossier opvragen aan de accountant van de belastingplichtige.

Dit verzoek van de administratie wordt meestal schriftelijk geuit. Desondanks kan het gebeuren dat deze voorkomt tijdens een controle ter plaatse op uw kantoor.

Nefaste gevolgen

Het Instituut waarschuwt u voor de nefaste gevolgen die de overhandiging van deze volledige back-up met zich kan meebrengen. U bent immers gebonden aan het beroepsgeheim. U kunt slechts de wettelijke boekhouding[1] overhandigen. Alle andere stukken vallen onder uw beroepsgeheim en houden een inbreuk op de strafwetgeving in bij overhandiging aan de fiscale administratie.

In principe moet u de fiscale administratie allereerst doorverwijzen naar uw cliënt, de belastingplichtige, aan wie u na afsluiting van het boekjaar de boekhouding heeft overhandigd of aan wie u de boekhouding ter beschikking heeft gesteld.

Ondanks dit principe verlangt de fiscale administratie in dit digitale tijdperk om de boekhouding te verkrijgen in een elektronisch formaat om zo een controle via een eigen software van de elektronische boekhouding door te voeren.

Daarom beveelt het Instituut u aan om de boekhoudkundige software te verkiezen die, bij het maken van een kopie, het mogelijk maakt om slechts het bestand te exporteren die louter de boekhouding van de cliënt bevat en alle andere gegevens uitsluit die gedekt worden door het beroepsgeheim.

Bovendien wijst het Instituut u erop dat u zelfs indien u de boekhouding ter beschikking heeft gesteld van uw cliënt, u de digitale versie daarvan niet kan toesturen aan de fiscale administratie zonder een voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van uw cliënt.

Wat bij betwisting?

Als de fiscale administratie uw beroepsgeheim betwist, dient ze op basis van artikel 334 van het Wetboek van inkomstenbelasting contact op te nemen met het Instituut.

Het Instituut kan vervolgens oordelen in welke mate de vraag om inlichtingen of de overhandiging van stukken in casu verzoenbaar is met de eerbiediging van het beroepsgeheim.

Ter afsluiting publiceerde het Instituut een uitgebreide juridische uiteenzetting over dit thema in het septembernummer van Accountancy & Tax. Daarin herhaalt het Instituut zijn waarschuwing dat u onder geen enkele omstandigheid de volledige back-up van uw digitale boekhoudkundig cliëntendossier mag overdragen aan de fiscale administratie als de back-up iets anders dan de boekhouding bevat.

Met confraternele groeten,

 

 Bart Van Coile

 Benoît Vanderstichelen

 

 Ondervoorzitter

 Voorzitter

 



[1] Wanneer in het kader van dit editoriaal over de boekhouding wordt gesproken bedoelt het Instituut hiermee alle boeken, rekeningen en alle verantwoordingsstukken die tot de wettelijke boekhouding behoren.

Thema's:
Kernwoord(en):