Bewaringstermijn van de boekhoudstukken

2/07/2008 -

Jacques Colson, accountant en belastingconsulent
Claude Janssens, accountant

Volgens artikel 9 van het KB van 12 september 1983  tot uitvoering van de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen waren de ondernemingen ertoe gehouden hun boeken gedurende tien jaar te bewaren vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt (zie ook artikel 8, § 2 van de Wet van 17 juli 1975). Het ongesplitste dagboek, het centraal boek, de drie dagboeken van de kleine ondernemingen alsook het inventarisboek moeten in hun originele versie worden bewaard; de overige boeken, dagboeken, grootboek, mogen in origineel of in afschrift worden bewaard. De termijn van tien jaar gold tevens voor de bewaring van de verantwoordingsstukken beoogd in artikel 6, 4e lid waarvan de termijn tot drie jaar werd verkort voor de stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden.

De Wet van 8 juni 2008 houdende diverse bepalingen, verschenen in het B.S. van 16 juni 2008 en bijgevolg van kracht geworden op 26 juni 2008, bevat in Hoofdstuk IV, met name in artikelen 55 en 56, bepalingen die de termijn van tien jaar die zowel in artikel 6, 4e lid als in artikel 8, § 2 wordt beoogd, omzetten in een termijn van zeven jaar. Om de termijn te berekenen moet men rekening houden met het feit dat hij aanvangt op 1 januari volgend op de afsluiting. Voor een vennootschap die bijvoorbeeld afsluit op 31 december 2008 vangt de termijn dus aan op 1 januari 2009, maar als ze op 31 maart 2009 afsluit, vangt hij pas aan op 1 januari 2010.


Deze nieuwe bepalingen voorzien in een termijn die gelijk of langer is dan deze van het Btw-Wetboek vermits artikel 60 bepaalt dat de boeken en stukken waarvan het houden, het opmaken of het uitreiken door of in uitvoering van dat Wetboek zijn voorgeschreven door de personen die ze hebben gehouden, opgemaakt of ontvangen, moeten worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat de boeken betreft, op hun datum, wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan.

Hetzelfde geldt voor de stukken die verband houden met nieuwe gebouwen (art. 64, § 4 Btw-Wetboek) dat stipuleert dat de eigenaar van een recent gebouw verplicht is de facturen betreffende de bouw alsook de plannen en bestekken van dat onroerend goed te bewaren gedurende een termijn van vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kasastrale inkomen en ze ter inzage voor te leggen op ieder verzoek van de controleambtenaren van de btw.

Op het stuk van de directe belastingen schrijven artikelen 315, 3e lid en 315bis, 4e lid van het WIB 92 voor dat de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld ter beschikking van de Administratie moeten worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar deze boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbare tijdperk behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn of behoudens afwijking toegestaan door de Administratie.

Deze nieuwe bepalingen voorzien in een kortere bewaringstermijn dan die welke vereist is voor de stukken waarvan sprake in artikel 48, § 2 van het Btw-Wetboek. Voor de belastingen geheven van de onroerende goederen uit hun aard en de zakelijke rechten op deze goederen bedraagt het herzieningstijdperk van de btw-aftrek immers vijftien jaar. Alle stukken die betrekking hebben op deze goederen moeten dus gedurende vijftien jaar worden bewaard.

U mag hierbij echter niet uit het oog verliezen dat de documentatie betreffende de analyses, de programma’s en de uitbating van geïnformatiseerde systemen voor de btw moet worden bewaard gedurende tien jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het laatste jaar waarin het in deze documentatie beschreven systeem werd gebruikt, terwijl de bewaringstermijn voor de directe belastingen verstrijkt op het einde van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbare tijdperk waarin het in deze documentatie beschreven systeem werd gebruikt.

De nieuwe termijnen waarin artikelen 6, 4e lid en artikel 8, § 2 van de Wet van 17 juli 1975 voorzien, zijn ook langer dan de vereiste bewaringstermijn van de sociale documenten die 5 jaar bedraagt en deze waarin artikel 195, § 1 van het Ven.W. voorziet. De termijn voor de stukken die een vennootschap moet archiveren en die alle notulen, rapporten en registers die krachtens datzelfde Vennootschappenwetboek moeten worden opgemaakt of bijgehouden, omvatten, bedraagt immers slechts ten minste vijf jaar vanaf de datum van de bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap. U moet evenwel rekening houden met het feit dat sommige van deze sociale documenten of van de stukken voorzien door het Ven.W. volgens de voorschriften van artikel 6, 4e lid van de Wet van 17 juli 1975 moeten worden bewaard voor zover zij als verantwoordingsstukken voor de boekhouding dienen.

Het gebrek aan uniformiteit in de bewaringstermijnen en de talrijke gelegenheden waarbij het nuttig en nodig kan zijn om bepaalde stukken te bezitten zodat men ze in geval van geschillen, garantie en andere verbintenissen kan tegenwerpen aan derden, maken het noodzakelijk om alle stukken of bescheiden te bewaren tot ze volledig nutteloos geworden zijn. Daarom moet men documenten, zoals de investeringstabellen, sommige contracten, zoals de aan- en verkopen van onroerende goederen, uiterst zorgvuldig bewaren.

Thema's:
Kernwoord(en):