Richtlijnen voor de stagiair 

Doe vooral zaken die u minder kent

Het actieplan is een persoonlijk facultatief hulpmiddel, dat de stagiair helpt om zoveel mogelijk doelstellingen te realiseren. De stagiair kiest daarom best vooral materies waar hij – omwille van zijn specialisatie – weinig mee in contact komt. Zo zal hij zeker nieuwe zaken ontdekken en bijleren.

Stagedagboek is geen timesheet

Een timesheet is niet hetzelfde als een stagedagboek. In een timesheet registreert de stagiair elke werkdag nauwkeurig voor welke cliënten hij heeft gewerkt. In het stagedagboek registreert de stagiair voor een bepaalde periode (maand) aan welk soort opdrachten hij heeft gewerkt.

Er zijn twee manieren om opdrachten in te voeren:

  • Per opdracht: aan het einde van de maand wordt elke opdracht apart ingevoerd.
  • Bundelen van opdrachten: het Instituut laat toe om gelijksoortige opdrachten te bundelen. De timesheet van de stagiair is een handig hulpmiddel bij het bundelen van opdrachten per soort en per cliëntenprofiel.

Raadpleeg hier enkele voorbeelden van gebundelde opdrachten.

Bundelen van gelijkaardige opdrachten

Dankzij het bundelen van gelijkaardige opdrachten kan de stagiair sneller opdrachten invoeren in het elektronische stagedagboek. Er zijn drie belangrijke beperkingen bij het bundelen van opdrachten:

  • Men verwacht dat de stagiair de opdrachten maandelijks invoert. Hoe langer hij wacht, hoe moeilijker het wordt om dat correct te doen. Invoeren bij voorkeur aan het begin van de maand voor de opdrachten van de maand ervoor.
  • Bundeling wordt slechts toegestaan als het gaat om opdrachten met een gelijkaardig cliëntenprofiel.
  • Het totaal aantal ingevoerde uren per bundel opdrachten moet gelijk zijn aan de som van de tijd die de stagiair aan elk van de individuele opdrachten heeft besteed.

Voer pas einddatum in als opdracht voorbij is

Vindt er een opdracht voor een langere periode plaats (dagen, weken, maanden)? De stagiair laat dan de einddatum van de opdracht open tot de dag dat hij het project definitief afsluit. Na de invoering van de einddatum kan hij immers geen wijzigingen meer aanbrengen aan deze opdracht. Aangezien van de stagiair verwacht wordt dat hij de opdrachten per maand bundelt en invoert, kan hij als ‘datum van aanvang en voltooiing van de opdracht’ respectievelijk de eerste dag van de maand en de laatste dag van de maand invoeren.

Afsluiten opdrachten einde jaar

Het is belangrijk dat alle opdrachten worden ingevoerd en afgesloten op het einde van het stagejaar (eind december). Ook als de opdracht doorloopt in januari, moet de stagiair deze afsluiten in december. Hij opent dan een nieuwe opdracht in januari. Dit om het verplichte aantal van 1 000 uur stage per jaar niet te verliezen. 

Voordracht deontologie

Na de voordracht  ‘Deontologie’ wordt de stagiair wegwijs gemaakt in het elektronisch stagedagboek. Voor een algemene toelichting van het verloop van de stage verwijzen wij naar de presentatie van een informatieve nota. 

Vergeet uren permanente vorming niet in te vullen

Het minimum verplichte van 20 uur permanente vorming per jaar dient ook in het stagedagboek te worden ingevuld. Zie hiervoor link 'seminaries'. 

Pas in orde na validatie door stagemeester

Zowel de 1 000 uur stage als het minimum van 20 uur permanente vorming worden door het Instituut pas erkend nadat de stagemeester van de stagiair dit heeft gevalideerd.

Per jaar afzonderlijk 1 000 uur stage

Het aantal uren in het rapport van het stagedagboek wordt berekend over de volledige stageperiode. Toch moet de stagiair per jaar voldoen aan de vooropgestelde 1 000 uur stage per jaar. 

Wisselen van stagemeester gedurende het jaar

Als de stagiair tijdens het jaar van stagemeester wisselt, moet hij ervoor zorgen dat zijn oude stagemeester nog alle opdrachten goedkeurt die hij onder zijn hoede had. 
Het is de verantwoordelijkheid van de stagiair om te zorgen dat al zijn ingevoerde opdrachten en vormingen tijdig worden goedgekeurd door zijn stagemeester. 

Handige tools

  • Er is een functie ontwikkeld waarbij de stagiair alle ingevoerde (en afgesloten) opdrachten kan hergebruiken voor het invoeren van een nieuwe opdracht van hetzelfde type. Hij moet dan voor de nieuwe opdracht enkel nog het aantal uren en de begin- en einddatum invullen.
  • In de rubriek ‘Zoeken’ in het stagedagboek vindt de stagiair gemakkelijk alle nog niet afgesloten opdrachten terug. Hij kan deze opdrachten dan opnieuw in ‘edit’-mode zetten en actualiseren.
  • In een aparte module kan de stagiair een aantal rapporten raadplegen over zijn stagedagboek. Bijvoorbeeld, een lijst ophalen met het aantal opdrachten en uren per vakgebied. Dit stelt de stagiair (en het IAB) op de hoogte of de opgedane ervaring voldoende gespreid is over de verschillende vakgebieden.
  • Er is ook een module waarbij de stagemeester de opdrachten kan nakijken en valideren. Zodra de stagiair zijn stageovereenkomst toestuurt, krijgt zijn stagemeester toegang tot het stagedagboek van zijn stagiair.  Hij wordt verwittigd door de IAB-stagedienst.